Cómo usamos Notion para trabajar con clientes de forma asíncrona

Notion ha conquistado a millones de usuarios desde su lanzamiento y en Reboot también hemos sucumbido a sus encantos. Desde el inicio lo utilizamos para nuestra gestión interna de proyectos, tareas, reuniones y conocimiento. Prácticamente cualquiera cosa que ha de quedar por escrito está en Notion.

Sin embargo, sentíamos que pese a documentar y llevar el seguimiento de cada proyecto en Notion a nivel interno, no estábamos haciendo partícipe al cliente de este proceso y seguíamos recurriendo a cadenas de mails, mensajes o reuniones cada vez que queríamos tomar una decisión de producto.

En Reboot somos unos grandes defensores del trabajo asíncrono. Para crear buenos productos se necesita un estado de foco al que es imposible llegar si interrumpimos al equipo constantemente con reuniones. Por este motivo decidimos crear en Notion un dashboard de proyecto al que damos acceso al cliente y que nos permite tener una conversación fluida y constante sin caer en la reunionitis.

Estructura del proyecto

En Notion tenemos un directorio "Proyectos" donde creamos una página por cada nuevo cliente con el que trabajamos. Dentro de este tenemos una parte privada para uso interno y la parte del dashboard compartido con el cliente.

La estructura que seguimos es:

  • Briefing: aquí detallamos en qué consiste el proyecto, los objetivos que se persiguen y los servicios incluidos.
  • Design: como todos nuestros proyectos incluyen trabajo de diseño, aquí documentamos referencias, imágenes, enlaces y cualquier material que nos pueda ayudar.
  • Stakeholders: lista de todas las personas involucradas en el proyecto con datos de contacto y su rol
  • Meeting notes: todas las reuniones que tenemos quedan recogidas con el punto del día, los temas que han surgido y las principales conclusiones de cada reunión
  • Documentation: documentación relacionada con el proyecto como puede ser lista de funcionalidades, servicios que se van a utilizar, entre otros.
  • Accounts: todas las cuentas de los servicios que se utilizan en el proyecto.
  • Proposal, Contract e Invoices: estas no requieren mayor explicación, se trata de todos los documentos legales, facturas y propuestas.
  • Project Dashboard: este es el dashboard compartido con el cliente donde se comparten decisiones de producto, se gestiona el feedback de cada fase y se lleva el seguimiento de las tareas.

    • Dashboard de proyecto

    El dashboard de proyecto permite al cliente saber en todo momento qué está ocurriendo, que tareas están completadas, cuáles se están priorizando y qué decisiones de producto se han tomado.

    Para ello invitamos a los principales stakeholders del proyecto con permisos completos de edición al dashboard. De esta forma pueden colaborar junto a nosotros en las tareas, añadir comentarios o clear temas nuevas si necesitan tocar un tema en concreto.

    Veamos en detalle cómo funciona el Dashboard.

    Tasks

    Aquí es donde hacemos la gestión del proyecto. Las tareas se clasifican en Not started, In progress y Completed. Cada tarea cuenta con un detalle donde se específica qué se va a hacer y el cliente puede añadir comentarios si lo considera.

    Aunque el cliente tiene permisos para crear y editar tareas, intentamos que esto no suceda. Como ejecutores del proyecto nuestra responsabilidad es la de definir y especificar el trabajo que se ha de realizar y, aunque el cliente es bienvenido a sugerir nuevas tareas, estas deben pasar antes por el equipo.

    Threads

    Esta es probablemente la parte más importante del dashboard. Creamos un nuevo tema por cada entregable que compartimos con el cliente y que requiere de aprobación. De esta forma, podemos no sólo adjuntar el link al Figma o material que se trate, sino dar el contexto suficiente para que se entienda de qué trata y qué esperamos del cliente.

    Así, todo el feedback que se genere sobre el entregable en cuestión queda ordenado, documentado y contextualizado, algo que resulta imposible si utilizamos largas cadenas de mail.

    Por otro lado, también utilizamos los hilos para crear lo que llamamos "Product decisions". Los que trabajamos en producto sabemos que por mucha definición que tengamos, siempre habrán cosas que cambiarán a medida que comenzamos a construir. Quizá la API no tiene todas las opciones que pensábamos o debemos cambiar un flow de usuario para adaptarlo a la nueva situación.

    En cualquiera de estas situaciones creamos una "Product decision" donde explicamos el contexto (qué hemos descubierto) y la solución (por qué pensamos que está es la mejor solución). Cuando tenemos información y contexto suficiente para tomar la mejor decisión no involucramos al cliente y simplemente sirve de documentación para que lo puedan revisar más tarde y tener contexto de todo el proceso.

    Como siempre, el objetivo es no tener que generar una nueva reunión por cada bifurcación que encontramos en el camino. El cliente puede revisar de forma asíncrona en qué se está trabajando y qué decisiones se están tomando y, si resulta conveniente, solo entonces nos reunimos para discutirlo.

    Library

    En Library tenemos todos los recursos que pueden ayudar al cliente a familiarizarse con nuestras herramientas y procesos. Por ejemplo, tenemos una guía muy sencilla de cómo utilizar Figma para revisar los materiales o dejar comentarios. También tenemos otra sobre cómo gestionar el feedback en Notion para que todo quede organizado y accesible.

    Todavía estamos empezado, por lo que probablemente nuestra biblioteca de recursos crecerá a medida que detectemos áreas que necesitan mayor aclaración. No se trata de sobrecargar al cliente con cientos de documentos que debe leer para trabajar con nosotros, sino darle un lugar al que puede acudir en cualquier momento si tiene alguna duda. Por supuesto, también estamos nosotros para resolverla.

    Calendar

    Por último, tenemos un calendario donde anotamos las reuniones y eventos importantes del proyecto. Para gestionar reuniones utilizamos principalmente Google Calendar, ya que se sincroniza de maravilla con Google Meet, que es la herramienta de videollamada que utilizamos. Sin embargo, nos gusta replicar el calendario de reuniones en el Notion para que el cliente pueda tener una visión más clara de cuándo nos reuniremos y la fecha de los deadlines importantes.

    Por el momento llevamos algunos meses funcionando con este nuevo sistema, así que todavía es pronto para sacar conclusiones. Todavía existe mucha reticencia -voluntaria o involuntaria- a abandonar el uso del correo para absolutamente todo. Desde luego, nosotros creemos que existen mejores manera de gestionar producto y que aportan un mayor entendimiento y transparencia a todo el proceso.

    Os iremos actualizando con los éxitos -o fracasos- de este nuevo modelo de gestión asíncrona.